AMOA DAM : les 7 étapes d’un projet de photothèque réussi
Pourquoi un projet DAM a besoin d’une AMOA
Un DAM (Digital Asset Management) centralise les images, vidéos et documents d’une organisation. Sur le papier, c’est un logiciel. En réalité, c’est un projet documentaire et organisationnel : qui dépose, qui décrit, qui valide, qui diffuse, avec quels droits.
L’AMOA (assistance à maîtrise d’ouvrage) se place du côté du client. Mon rôle est de traduire les besoins des équipes en exigences claires, de choisir le bon outil et de préparer les équipes à l’utiliser.
Étape 1 : réunir les services autour du projet
Un DAM touche plusieurs services aux attentes différentes. À la CAPI, la Communauté d’agglomération Porte de l’Isère, le projet réunissait la DSI, la communication, les archives et le RGPD. Les identifier dès le départ évite un outil choisi par un seul service et boudé par les autres.
Étape 2 : auditer le fonds existant
Volume, formats, état de l’indexation, doublons, droits : il faut connaître le fonds avant de dimensionner l’outil. À la SAFIM, plus de 100 000 documents argentiques et numériques non identifiés ont été triés pour constituer une sélection de 5 000 photos de référence. Migrer sans trier, c’est payer pour stocker du bruit.
Étape 3 : animer des ateliers métiers
Les ateliers font émerger les usages réels. À la CAPI, quatre ateliers ont couvert le système d’information, la communication métier, le traitement documentaire d’un fonds et le DAM lui-même. Chaque atelier alimente directement le cahier des charges.
Étape 4 : définir les normes
C’est l’étape la plus souvent oubliée. Au Louvre, missionnée par SERDA, j’ai formé les coordinateurs photo et les conservateurs à des normes communes :
- fichiers maîtres en TIFF et JPEG 2000 ;
- métadonnées embarquées en IPTC et XMP ;
- une chaîne documentaire complète, de la contribution à la pré-indexation.
Ces normes rendent le fonds exploitable quel que soit l’outil choisi.
Étape 5 : construire le langage documentaire
Thésaurus, listes d’autorité, plan de classement : ce sont eux qui font qu’on retrouve une image. Pour l’Agence Martienne, le thésaurus compte plus de 1 500 termes sur une terminologie très spécialisée, science-fiction et parascientifique. C’est ce travail préalable qui a rendu la migration d’Ajaris vers Piwigo simple.
Étape 6 : rédiger le cahier des charges et benchmarker les éditeurs
Le cahier des charges décrit les besoins, pas un produit. Le benchmark compare ensuite les solutions sur ces besoins. À la CAPI, six éditeurs ont été étudiés et deux retenus en short-list, avant le dépôt de l’appel d’offres public.
Étape 7 : former et accompagner le changement
Un DAM vit grâce à ceux qui l’alimentent. La formation des contributeurs et des utilisateurs, et des fiches techniques simples, font la différence entre un outil adopté et un outil abandonné. J’ai commencé ce métier comme formatrice Ajaris chez ORKIS, et c’est toujours l’étape qui conditionne le succès.
Mon parcours en quelques repères
- Agence Hoa-Qui : gestion d’un fonds d’un million d’images.
- Hachette Filipacchi Photos : responsable du pôle illustration, plus de 3 millions de photographies, une équipe de 12 personnes, 40 000 images mises en ligne en un an sur Ajaris.
- ORKIS : formatrice Ajaris et mise en place de photothèques pour l’Olympique de Marseille, l’ONERA ou le ministère de la Défense.
- Aujourd’hui : AMOA DAM pour des musées, des collectivités et des entreprises.